Aquí hay 10 tips de Excel que pocos conoces, explicados con ejemplos, y que por su utilidad que pueden ayudarte mucho:
1. BUSCARV: Esta función te permite buscar un valor en un rango de celdas y devuelve el valor de una celda en una fila o columna específica. Por ejemplo, si quieres buscar el salario de un empleado con el número de identificación 12345 en la tabla siguiente:
| Número de identificación | Nombre | Salario |
|---|---|---|
| 12345 | Maria | $50,000 |
| 67890 | Juan | $60,000 |
| 98765 | Pedro | $40,000 |
Puedes usar la fórmula =BUSCARV(12345,A2:A4,C2:C4) para devolver el valor “$50,000”.
2. SI.ERROR: Este es un tip de Excel poco conocido pero que puede ser de mucha ayuda en tus tareas cotidianas. Esta función te permite controlar los errores en tus fórmulas.
Por ejemplo, si tienes una celda con una fórmula que puede devolver un error, como una división por cero, puedes usar la función SI.ERROR para mostrar un valor en su lugar. Por ejemplo, puedes usar la fórmula =SI.ERROR(A1/B1, “Error”) para mostrar el texto “Error” en lugar del error #DIV/0! si la división en A1/B1 da como resultado un error.
En la columna C se utiliza la fórmula =SI.ERROR(A1/B1, "Error") para realizar la división entre el valor de la columna A y el valor de la columna B. Si la división da como resultado un error, en lugar de mostrar el error #DIV/0!, se muestra el texto “Error”.
| A | B | C |
| 10 | 2 | 5 |
| 20 | 0 | Error |
| 30 | -5 | -6 |
| 40 | 10 | 4 |
| 50 | 5 | 10 |
3. REFERENCIA: Esta función te permite hacer referencia a un rango de celdas de manera dinámica.
Por ejemplo, supongamos que tenemos los siguientes datos:
| A | B | C |
| 2000 | 500 | 800 |
| 3000 | 600 | 1100 |
| 500 | 1200 | 700 |
| 1500 | 800 | 1300 |
| 400 | 900 | 2000 |
Supongamos que tenemos los siguientes datos:
| A | B | C |
|---|---|---|
| 2000 | 500 | 800 |
| 3000 | 600 | 1100 |
| 500 | 1200 | 700 |
| 1500 | 800 | 1300 |
| 400 | 900 | 2000 |
Para sumar solo las celdas que contienen valores mayores a 1000, podemos usar la fórmula =SUMA(SI(A1:C5>1000,A1:C5)). Esta fórmula realiza lo siguiente:
SI(A1:C5>1000,A1:C5)evalúa si cada celda en el rango A1:C5 es mayor a 1000. Si es así, devuelve el valor de la celda; de lo contrario, devuelve 0.SUMA(SI(A1:C5>1000,A1:C5))suma todos los valores devueltos por la función SI.
El resultado de la fórmula sería 9600, ya que solo se suman las celdas que cumplen la condición de ser mayores a 1000 (2000, 3000, 1200, 1500 y 2000).
4. Ctrl + Shift + Enter: Cuando estés escribiendo una fórmula que utiliza una función matricial, como la función SI o la función SUMA.SI, necesitarás presionar Ctrl + Shift + Enter para aplicar la fórmula a todo el rango de celdas. De lo contrario, la fórmula solo se aplicará a la primera celda del rango.
5. Ctrl + Shift + #: Este atajo formatea la celda o celdas seleccionadas como fecha en el formato de dd-mmm-aa. De los 10 tips de Excel que pocos conocen, probablemente, este sea el que menos se conoce.
Por ejemplo, si tienes una celda con el valor “20221231” y utilizas este atajo de teclado, la celda se formateará como “31-dic-22”. Este atajo de teclado es útil cuando necesitas cambiar rápidamente el formato de una o varias celdas a fecha. También puedes usar otros atajos de teclado para cambiar el formato de celdas a número, porcentaje o moneda, entre otros. Por ejemplo, “Ctrl + Shift + $” formatea la celda o celdas seleccionadas como moneda, y “Ctrl + Shift + %” formatea la celda o celdas seleccionadas como porcentaje.
6. HOY(): Este tip de Excel te facilita mucho el trabajo para trabajar con fechas, sobretodo si quieres que se actualicen día a día. Esta función permite insertar la fecha actual en una celda. Esta función es útil para llevar un seguimiento de cuándo se realizaron ciertas acciones en una hoja de cálculo. Por ejemplo, puedes usar la fórmula “=HOY()” en una celda para insertar la fecha actual.
7. SI(): para realizar cálculos condicionales. Esta función permite evaluar si una condición es verdadera o falsa y devolver un valor específico en función del resultado. Por ejemplo, puedes usar la fórmula “=SI(A1>B1, “A es mayor”, “B es mayor o igual a A”)” para comparar los valores en las celdas A1 y B1 y devolver un mensaje dependiendo de cuál sea mayor.
8. BUSCARV(): Sirve para buscar un valor específico en un rango de celdas. Esta función es útil para buscar valores específicos en grandes conjuntos de datos. Por ejemplo, puedes usar la fórmula “=BUSCARV(A1, B1:B10, 2)” para buscar el valor en la celda A1 en el rango de celdas B1 a B10 y devolver el valor de la celda dos columnas a la derecha del valor encontrado.
9. CONTAR.SI(): Lo puedes usar para contar el número de celdas que cumplen con una determinada condición. Esta función es útil para hacer un seguimiento de ciertos datos en una hoja de cálculo. Por ejemplo, puedes usar la fórmula “=CONTAR.SI(A1:A10, “>5″)” para contar el número de celdas en el rango A1 a A10 que tienen un valor mayor a 5.
10. PROMEDIO.SI(): El promedio se usa casi a adiario, esta función sirve para calcular el promedio de un conjunto de celdas que cumplen con una determinada condición. Esta función es útil para calcular promedios de subconjuntos de datos en lugar de todos los datos en un rango. Por ejemplo, puedes usar la fórmula “=PROMEDIO.SI(A1:A10, “>5″)” para calcular el promedio de todas las celdas en el rango A1 a A10 que tienen un valor mayor a 5.
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